Qué hacer con las clases que nadie reserva
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En corto
Definí un cupo mínimo por clase y cerrala automáticamente si no se alcanza, con suficiente anticipación para que la alumna reacomode y el profesor no viaje. Un umbral típico en pilates es 2 de 6, revisado entre 4 y 12 horas antes. Lo importante es que al cerrar se devuelvan las sesiones y se avise a las alumnas, al profesor y a administración — si alguna de las tres piezas falta, el cierre automático genera más trabajo del que ahorra.
Una clase con una sola alumna casi nunca se sostiene: pagás la hora del profesor completa y facturás una sesión. El problema no es cerrar la clase, es cerrarla tarde. A la alumna que ya organizó su día y al profesor que ya salió de la casa, un cierre a última hora les cuesta más que la clase.
Elegí el umbral por horario, no uno solo para todo
El mismo número no sirve para las 6 de la mañana que para las 6 de la tarde. Los horarios pico se llenan solos y no necesitan regla; los valles son los que sangran.
- Empezá mirando qué franjas quedaron por debajo del punto de equilibrio los últimos dos meses. Esas son las que necesitan umbral.
- Un umbral de 1 solo cierra las clases completamente vacías. Es lo más conservador y ya recupera la mayoría de las horas perdidas.
- Un umbral de 2 en un salón de 6 cierra también las clases de una sola alumna, que son las que más dinero cuestan.
- No apliques el umbral a un horario nuevo que estás probando: lo vas a cerrar antes de darle tiempo a llenarse.
La anticipación es la variable que más importa
Hay dos formas de revisar el cupo, y cambian bastante el resultado.
| Cuándo se revisa | Ventaja | Costo |
|---|---|---|
| La noche anterior, para todo el día siguiente | La alumna se entera con tiempo y reacomoda | Una clase que se vacía en la mañana ya no se cierra |
| Unas horas antes de cada clase | Cubre las cancelaciones del mismo día | Menos margen para que la alumna consiga otro horario |
Lo más práctico suele ser combinar: revisar la noche anterior para dar aviso temprano, y volver a revisar unas horas antes para las que se vaciaron durante el día.
Cerrar bien es tres cosas, no una
Cerrar el horario sin hacer el resto es peor que no cerrarlo: la alumna llega a un estudio cerrado con la sesión descontada.
- Bloquear el horario, para que nadie reserve después del cierre.
- Cancelar las reservas que había y devolver la sesión. Una sesión que no se usó porque el estudio canceló no es una sesión gastada.
- Avisar a las tres partes: la alumna, el profesor que iba a dar la clase y administración. Al profesor se le olvida a todo el mundo, y es el que hace el viaje al pedo.
Si el cierre automático no devuelve la sesión, deja de ser una automatización y pasa a ser un reclamo.
Qué mirar después de un mes
El cierre automático es un parche sobre un horario que no cuadra. Si una franja se cierra tres semanas seguidas, el problema no es la clase de ese día: es que ese horario no va. Moverlo o sacarlo del cronograma vale más que seguir cerrándolo, y además te libera la hora del profesor para una franja que sí llena.
